Debido a la gran cantidad de decretos legislativos expedidos por la emergencia económica, social y ecológica, algunas normativas tributarias fundamentales pueden pasar desapercibidas en las organizaciones. Entre ellas, destacan las modificaciones al sistema de facturación en Colombia introducidas por el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020 y la Resolución 042 del 5 de mayo de 2020.
Estas normas establecen nuevos requisitos obligatorios tanto para los sistemas de facturación que utilizan las empresas, como para los documentos que amparan los costos y deducciones en el impuesto de renta. A continuación, en SUMMA Consultores y Auditores, detallamos los cambios clave para su empresa.
Obligaciones de la empresa como EMISOR
Las normativas exigen ajustes inmediatos en los sistemas de facturación y en los procesos internos de emisión. Los aspectos más relevantes incluyen:
- Se han establecido nuevas fechas obligatorias para la emisión de la factura electrónica.
- La factura electrónica debe cumplir estrictamente con los requisitos ordenados en el artículo 11 de la Resolución 042, lo que requerirá ajustes en los sistemas de información.
- El tiquete POS, utilizado por los contribuyentes para amparar sus costos y deducciones, solo tiene validez legal hasta el 1 de noviembre de 2020.
- El tiquete POS debe cumplir con los requisitos del artículo 13, numeral 1, de la resolución citada, implicando cambios en el sistema.
- La factura de venta por computador dejó de tener validez, por lo cual se debe inhabilitar la autorización de numeración de la DIAN.
- Se establece la “Factura de Venta de Talonario o de Papel” (que reemplaza en la práctica a la antigua factura por computador) para aquella facturación diferente a POS, la cual debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 12 de la resolución citada.
- La empresa debe emitir el “Documento Equivalente” en transacciones con sujetos no obligados a facturar, cumpliendo los requisitos del artículo 55 de esta resolución.
- Cuando la resolución indica que se debe mostrar la calidad de agente retenedor de IVA en las facturas, esto es obligatorio para los contribuyentes descritos en los numerales 1, 2 y 7 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario.
Lo anterior también obliga a revisar la generación del Comprobante de Informe Diario, que se modifica al ser derogada la resolución 055 de 2016 en su integridad (Artículo 36 de la resolución).
Requisitos de la empresa como RECEPTOR
Para que la empresa pueda tomar sus costos y deducciones al efectuar transacciones con terceros, estos deberán emitir los documentos equivalentes y/o facturas de venta con el lleno de los requisitos establecidos en los artículos 177-2 y 771-2 del Estatuto Tributario. Adicionalmente, deben cumplir los que el Decreto 358 y la Resolución 042 de 2020 establezcan.
Esto significa que los obligados a facturar deberán expedir la factura de venta (electrónica, de papel o talonario) y/o el documento equivalente respectivo según el artículo 13 de la Resolución 042 de 2020.
Es importante que las personas que hacen las transacciones con terceros tengan conocimiento de estos requisitos. Por ejemplo, los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido deberán iniciar la expedición del sistema de facturación correspondiente a partir del 1 de septiembre de 2020.
Estructura actual de los Sistemas de Facturación
El sistema general de facturación se clasifica en dos grandes categorías, tal como se ilustra en el siguiente esquema:
¿Cuáles son los 13 documentos equivalentes vigentes?
La normatividad dejó en firme los siguientes trece documentos equivalentes:
- Tiquete P.O.S.
- Boletas de ingreso a cine.
- El tiquete de transporte de pasajeros.
- El extracto.
- El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
- El documento en juegos localizados.
- La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
- El documento expedido para el cobro de peajes.
- El comprobante de liquidación de operaciones expedido por Bolsa de Valores.
- El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
- Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
- La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
- El documento equivalente electrónico.
Y adicionalmente, se considera válido el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
Conclusión y Recomendación Estratégica
Adaptarse a estos cambios legales y actualizar sus plataformas de emisión y recepción de documentos es vital para evitar el rechazo de costos y deducciones en su impuesto de renta.
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