Muchas empresas creen que todos los costos y gastos deducibles deben estar respaldados con factura electrónica DIAN para ser aceptados fiscalmente en la declaración de renta. Sin embargo, existen pagos que no corresponden a la compra de bienes ni a la prestación de servicios y que pueden soportarse mediante otros documentos válidos ante la DIAN.
Para resolver esta duda frecuente en las gerencias financieras, en SUMMA Consultores y Auditores analizamos la postura de la autoridad tributaria y el marco normativo actual para garantizar la correcta deducción de gastos en su organización.
La regla general: La factura es exclusiva para ventas
Antes de buscar un soporte tributario, es fundamental entender la naturaleza comercial del gasto. La factura de venta es un documento de carácter comercial y un título valor que ampara una compraventa, según el artículo 772 del Código de Comercio. Esto implica que la factura surge como evidencia exclusiva de la existencia de la venta de un bien o la prestación de un servicio.
Cuando una operación no corresponde a una venta de bienes ni a una prestación de servicios, tampoco surge la obligación de exigir factura electrónica de venta, elaborar un documento soporte en adquisiciones efectuadas con no obligados a facturar o emitir un documento equivalente electrónico.
Esta interpretación resulta coherente con las disposiciones sobre facturación contenidas en la Resolución 0227 de 2025, la cual establece quiénes están obligados a facturar, quiénes no tienen dicha obligación y en qué casos procede la expedición de documentos equivalentes. Por consiguiente, es un error administrativo exigir facturas electrónicas de venta para transacciones que, por su esencia, no constituyen una venta.
Ejemplos comunes de gastos que NO son ventas
Existen múltiples escenarios en la operatividad empresarial que encajan en esta categoría. Los desembolsos más representativos incluyen:
- Pagos de derechos de autor a SAYCO y ACIMPRO.
- Impuestos nacionales, departamentales y municipales.
- Tasas y contribuciones.
- Apoyos económicos a docentes.
- Apoyos económicos a estudiantes.
- Recursos entregados para actividades académicas.
- Pagos que no constituyen remuneración por servicios.
En todos estos casos existe un gasto o desembolso, pero no una venta de bienes ni una prestación de servicios.
¿Qué documentos son válidos ante la DIAN para estos gastos?
La DIAN, a través de su concepto unificado sobre facturación (descriptor 2.2.1), es clara al expresar que la factura electrónica DIAN soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios. Por lo tanto, cuando hay pagos provenientes de eventos que no son ventas, no surge la obligación de exigir factura electrónica de venta, elaborar un documento soporte en adquisiciones efectuadas con no obligados a facturar ni emitir un documento equivalente electrónico.
Para que estos costos y gastos deducibles sean procedentes en la declaración de renta, serán admisibles otros tipos de comprobantes. Entre los más utilizados se encuentran:
- Notas contables internas.
- Comprobantes de egreso.
- Soportes de transferencias bancarias.
- Documentos o recibos de caja entregados por los receptores del pago.
- Listados de beneficiarios debidamente firmados (por ejemplo, en el caso de apoyos a estudiantes).
El requisito indispensable: Independientemente del formato, el documento soporte utilizado debe cumplir estrictamente con los requisitos de causalidad, necesidad y proporcionalidad establecidos en el artículo 107 del Estatuto Tributario, respaldado por la sentencia de unificación del año 2020.
La razón de ser de la factura de venta es la venta. Cuando no existe una venta de bienes o servicios, pueden utilizarse otros documentos de soporte válidos para efectos tributarios.
Conclusión y Recomendación Estratégica
No todo desembolso en su empresa debe estar soportado con una factura electrónica DIAN. Identificar correctamente la naturaleza de las operaciones y aplicar la normatividad vigente le evitará cargas administrativas innecesarias y protegerá de manera efectiva sus costos y gastos deducibles en la declaración de renta.
Una interpretación incorrecta de las obligaciones de facturación puede generar rechazos de deducciones, reprocesos administrativos y riesgos tributarios. Contar con asesoría tributaria especializada permite identificar el soporte tributario adecuado para cada tipo de gasto y garantizar el cumplimiento integral de la normatividad vigente.
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