DOCUMENTO SOPORTE CON FECHA POSTERIOR AL AÑO QUE SE CIERRA

Es común que al inicio de cada año fiscal algunos proveedores de bienes y servicios envíen las facturas o soportes con fecha el año siguiente, colocando en calzas prietas a los contribuyentes para poderse tomar la deducción o el costo dentro del año gravable correspondiente.

Pues este asunto fue resuelto hace varios años mediante la adición del parágrafo 2 del artículo 771-2 del estatuto tributario, puesto que la ley 1819 de 2016 lo adiciona mediante el artículo 135 que a la letra dice:

«Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable».

Lo anterior implica que:

1. El hecho económico debe registrarse en el momento en que sucede, independientemente de la existencia o no de un documento que lo ampare.
2. Que en ese momento se deben producir los efectos fiscales correspondientes (retenciones en la fuente, impuestos descontables).
3. Que la empresa debe llevar control de este hecho económico para hacer seguimiento a la entrega o elaboración del correspondiente soporte, que no necesariamente debe tener la fecha del momento que sucede.

Ante esto precisamente se acaba de expedir el decreto 442 del 29 de marzo de  2023 en el que se ratifica lo antedicho expresando que son dos momentos diferentes y que perfectamente pueden estar separados y en sus considerando invocan precisamente el parágrafo antes transcrito.

En la práctica ésta espera de los documentos soporte se dá hasta el momento de presentar retenciones en la fuente (enero del siguiente año) puesto que si no se tiene el documento que lo soporta se puede llegar a perder la deducción sin embargo, legalmente, se debe declarar la retención en la fuente y seguir insistiendo en la entrega (cuando depende del otro) o elaborar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar con la fecha del año siguiente y tomarse la deducción y los impuestos descontables en el año en que ocurrió el hecho, que tiene que ser el inmediatamente anterior. 

Esta situación en realidad no es nueva, tiempo atrás tanto la norma contable como la fiscal señalan la primacía de la realidad sobre la forma y así se debió proceder. No obstante el texto al ser incorporado puntualmente en el ordenamiento tributario deja tranquilidad para los contribuyentes para que puedan contabilizar (reconocer el hecho económico sucede) y luego contar con el soporte (el que corresponda) así sea de fecha posterior, incluso de fecha posterior dentro del mismo año, pues se ha hecho costumbre que dentro del año no se reconocen hechos económicos (ingresos o gastos) so pretexto de no contar con el soporte. 

Valga la pena traer a colación que el mismo concepto opera para la generación de ingresos así no se haya elaborado la factura o el documento correspondiente y por esa misma razón en el formato 2516 se solicita información de hechos económicos que implican reconocer ingresos contable y fiscalmente sin que se tenga generada (expedida legalmente) la factura de venta, física o electrónica, según el caso. Es una especie de conciliación de la facturación emitida versus los hechos económicos de ventas sucedidos.