En el año 2008, mediante la ley 1231, la factura cambiaria de compraventa dejó de existir para dar paso a un título valor denominado factura de venta con incorporándole requisitos fiscales a la vida de la legislación comercial puesto que exigió el cumplimiento de los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario y otros más para que adquiera la calidad de título valor.

La llegada del comercio electrónico, la tecnología y la urgente necesidad de mayores controles para combatir la evasión tributaria dieron paso al sistema electrónico de documentos con la factura electrónica como el primero en incursionar en este modelo, siendo parte de una estrategia de control tributario y, dada estas condiciones es importante dejar claridad sobre lo que en este nuevo modelo de documentos electrónicos debe contener la factura electrónica de venta para adquirir la condición de título valor con sus efectos comerciales.

En el año 2020 se expide el decreto 358 del 5 de marzo y allí se hacen importantes precisiones:

1. Existen dos sistemas de facturación: a. Factura de venta y b. documentos equivalentes. (Artículo 1.6.1.4.4. Decreto 1625 de 2016)
2. Las facturas de venta son de dos tipos: a. Factura electrónica de venta y b. Factura de talonario o de papel (Artículo 1.6.1.4.5. Decreto 1625 de 2016)
3. Los documentos equivalentes son 13 pudiendo llegar a ser todos electrónicos. (Artículo 1.6.1.4.6. Decreto 1625 de 2016)
4. El documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar NO es documento equivalente.

Por su parte el artículo 31 de la resolución 085 de 2022 de manera expresa dice que las facturas electrónicas de venta que no se inscriban en el RADIAN y cumplan los requisitos señalados en la ley comercial, se consideran título valor y en ese sentido se hace imperioso exponer las exigencias del Código de Comercio que contiene el artículo 774:

“La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

“No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura”. (Negrilla fuera de texto)

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas”.

Hechas estas precisiones, la factura electrónica de venta se inserta en los sistemas de facturación y para que se convierta en título valor debe cumplir los requisitos anteriores y los que se relacionan a continuación:

1. REQUISITOS DEL ARTÍCULO 621 DEL CÓDIGO DE COMERCIO

Estos son:

“Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:

1) La mención del derecho que en el título se incorpora, y

2) La firma de quién lo crea.

La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.

Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo será el del domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el tenedor, quien tendrá igualmente derecho de elección si el título señala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el título sea representativo de mercaderías, también podrá ejercerse la acción derivada del mismo en el lugar en que éstas deban ser entregadas.

Si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título se tendrán como tales la fecha y el lugar de su entrega”.

2. ARTÍCULO 617 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO

A los requisitos anteriores se le suma los que este artículo contiene:

“Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta;

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;

c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado;

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;

e) Fecha de su expedición;

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;

g) Valor total de la operación;

h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.

El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría”.

Hasta aquí los requisitos para que la factura de venta sea título valor

Para que la factura electrónica de venta además de ser título valor, se pueda inscribir en el RADIAN y circular como tal, se requiere lo que menciona el artículo 7 de la resolución 085 de 2022 en los siguientes términos:

“Requisitos para la inscripción en el RADIAN de la factura electrónica de venta como título valor que circula en el territorio nacional. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 2.2.2.53.2. del Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y la normativa especial que regula la materia, para efectos de la inscripción en el RADIAN de las facturas electrónicas de venta como título valor que circulan en el territorio nacional se validarán los siguientes requisitos: 1. Reunir los requisitos señalados en el artículo 621 del Código de Comercio, el artículo 617 del Estatuto Tributario y el artículo 11 de la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 o la norma que la modifique, adicione o sustituya”.

El artículo 621 del Código de Comercio y el articulo 617 del Estatuto Tributario ya se trascribieron y a ellos se les debe añadir los requisitos del artículo 11 de la resolución 042 de 2020 que son:

“La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto, así:

1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta. 

2. De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. 

3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:

a) De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT del adquiriente de los bienes y servicios.

b) Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria -NIT.

c) Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) de este numeral. Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquiriente, corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral.

Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.

4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

5. Fecha y hora de generación.

6. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo.

Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.

7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquiriente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

9. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.

10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.

11. El Medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.

12. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, cuando corresponda.

13. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

15. El Código Único de Factura Electrónica -CUFE-.

16. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

17. El contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta establecido en el artículo 69 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.

18. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

Ahora bien, para poder registrar la factura electrónica en el RADIAN con el fin de que circule a nivel nacional en condiciones de título valor se debe cumplir, además de todo lo anterior, lo que a continuación se indica:

• Fecha de vencimiento de la factura electrónica de venta.
• Acuse de recibo de la factura electrónica de venta.
• Recibo del bien o prestación del servicio.
• Aceptación expresa o aceptación tácita de la factura electrónica de venta.

La generación, transmisión, validación, entrega y recibo de los requisitos de que trata este artículo, deberá cumplir con los requisitos, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos de conformidad con lo indicado en el artículo 68 de la Resolución 000042 del 05 mayo de 2020 «Anexo Técnico de factura electrónica de venta», o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

Como se puede apreciar son diferentes asuntos los que se presentan en torno al RADIAN y lo que debe aclararse es que la inscripción en el RADIAN de las facturas electrónicas de venta no está ligado a la procedencia o no de costos y deducciones sino a su posibilidad de circular libremente en el comercio para efectos de factoraje o factoring para aquellas empresas que así lo requieran o decidan, de lo contrario es prescindible este registro, basta que se cumpla con estos requisitos para adquirir la condición de título valor para poder ser un título ejecutivo ante las autoridades en eventuales cobros jurídicos y esto tampoco está atado a su procedencia como costo o deducción, pues lo único que se requiere para ello es que se haya acusado el recibido de la factura electrónica de venta y el recibido de los bienes y servicios en los términos señalados en la norma.