Las Vacaciones En La Nómina Electrónica.

Nuevamente la DIAN se pronuncia alrededor de la forma de reportar las vacaciones en el documento soporte de nómina electrónica a través del oficio No 521 (903367) del 28 de abril del presente año.

En esta oportunidad le plantearon varias inquietudes a la autoridad tributaria nacional en torno a la forma de reportar las vacaciones en la nómina electrónica.

Recuérdese que el oficio No 100208192-213 del pasado 17 de febrero la DIAN atendió varios interrogantes sobre el asunto de nómina electrónica y con base en la respuesta de entonces se plantea ahora varias inquietudes; que se resumen así:

1. ¿A corte 31 de diciembre de cada año se deben reportar en el documento soporte de nómina electrónica las provisiones totales de las vacaciones generadas por todos los trabajadores hasta dicha fecha corte y posteriormente en el momento del pago al trabajador (es decir en el mes en el que toma las vacaciones) reportar la diferencia en el mes en que le son pagadas al trabajador que se presente con el valor provisionado vs el valor pagado?, o ¿Las vacaciones se reportan en el documento soporte de nómina electrónica solamente en el momento en el que se hacen efectivas al trabajador, es decir cuando se le efectúa el pago en nómina, vacaciones? (Pregunta textual)
2. ¿Cómo se reportan las vacaciones pagadas al trabajador?
3. ¿Cómo debe reportarse las vacaciones pagadas al trabajador en el evento de su liquidación definitiva?

El consultante plantea otras preguntas interesantes. 

En esta oportunidad la DIAN respondió en los siguientes términos, en resumen:

1. Vacaciones consolidadas.

Recuerda los oficios No 912416 de 2021, 901476 de 2022 y 100202208-08 de 2022 reiterando que la razón de ser de la nómina electrónica es el soportar los costos, deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el IVA por parte de los contribuyentes de renta.

Para los obligados a llevar contabilidad se reitera que está sujeto al pago o abono en cuenta en concordancia con lo establecido en los artículos 59 y 105 del estatuto tributario, por tanto, son los valores devengados los que deben incluirse en la nómina electrónica desde el momento en que se da el abono en cuenta o el pago por tales conceptos, lo que ocurra primero.

Las vacaciones al ser una retribución que se deriva de una relación laboral, legal o reglamentaria, debe reportarse como una obligación consolidada cuando surge el derecho a tomarlas como deducibles, aun cuando no se hayan pagado. Consolidación que ocurre de manera anual independientemente de las provisiones contables que se efectúan mensualmente.

2. Vacaciones pagadas

En cuanto a las vacaciones pagadas por liquidación definitiva del empleado, la doctrina está señalando que éstas deben ser reportadas en el momento del pago al beneficiario que serán incluidas en la nómina electrónica del mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta.

En la respuesta no se precisa expresamente que las vacaciones pagadas al empleado que no se liquida también deben reportarse en el documento de nómina electrónica dentro del mes que se paga, pero su interpretación se deduce de la lectura del oficio.

Lo anterior implica que tanto los devengos contables de las vacaciones que se consolidan al final de año como los pagos que se hagan al finalizar la relación laboral se deberán reportar en la nómina electrónica lo cual supone que se puede estar generando una duplicidad de información; sin embargo, son dos momentos distintos y finalidades diferentes. El primero busca que el gasto laboral se convierta en costo o deducción a la luz de la norma vigente de devengo y lo segundo es reflejar el pago efectivamente recibido por el empleado, que adquiere la condición de reporte de ingreso efectivamente recibido para el trabajador y luego será elemento de cruce y control por parte de la autoridad fiscal.

Las Vacaciones En La Nómina Electrónica.