13 de febrero de 2024

Siguen las dudas en torno a saber cuál es el documento soporte idóneo para amparar los gastos bancarios e impuesto GMF que cobran los bancos y entidades financieras. 

Algunos mantienen la postura en el sentido de que el extracto bancario lo es y otros que no y por tanto se debe elaborar documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. 

En razón a ello consideramos interesante abordar el asunto desde la existencia de las normas de facturación electrónica y documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, en adelante, DSNO.

En primer término recordemos que el DSNO tiene su propia normativa que es la resolución 167 de 2021 y la factura de venta la resolución 165 de 2023. A ellas nos dirigimos para desentrañar el tema que nos convoca. 

En la resolución 167 de 2021 se lee lo siguiente, en el artículo 19, de manera textual desde su título:

Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente y nota de ajuste, generado en forma física. Los sujetos que no se encuentran dentro de la obligación establecida en el artículo 3 de la presente resolución y que realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán generar en forma física el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, cumpliendo los siguientes requisitos y condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, así:

Luego el parágrafo 1 de este artículo señala:

Para efectos de lo establecido en el presente artículo, será válido el extracto expedido por los sujetos a los que se refiere el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8. del citado Decreto. 

Para los sujetos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación y las entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.

El artículo 1.6.1.4.3 al que se refiere el parágrafo es al que establece los no obligados a facturar y que en su ordinal 1. están los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento y en el ordinal 2. las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

Lo anterior implica que los extractos que expidan estas entidades son válidos como documentos soporte para aquellos que no están obligados a facturar y que por las demás transacciones con no obligados a facturar que, impliquen costos y deducciones e impuestos descontable, deben emitir documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, en forma física. 

Por su parte el artículo 3 de la misma resolución 167 de 2021 establece lo siguiente:

Sujetos obligados a generar de forma electrónica y transmitir para validación, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste. De conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria los sujetos obligados a generar de manera electrónica y transmitir para validación el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, son los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas – IVA, que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas – IVA. 

Y a su vez en este mismo artículo, en el parágrafo dice:

Los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, deberán continuar realizando la citada generación de manera física, sin que se requiera la transmisión de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; no obstante estos documentos deberán permanecer a disposición cuando la administración tributaria así lo requiera.

Por su parte el decreto único reglamentario tributario en su artículo 1.6.1.4.6. expresa como documentos equivalentes en el ordinal 4. El extracto que lo podrán expedir las sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías, por los ingresos que obtengan por concepto de depósitos y demás recursos captados del público y en general por las operaciones de financiamiento efectuadas por las cajas de compensación, y entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.

Como se puede apreciar, el extracto como documento equivalente no es el mismo que expiden algunas entidades financieras para mostrar los movimientos de las cuentas corrientes o de ahorros o los mismos extractos de obligaciones financieras. Es, como se aprecia, un extracto expedido por unas instituciones financieras que no son bancos ni corporaciones financieras ni compañías de financiamiento.

Como corolario de las transcripciones anteriores se tiene que el extracto bancario, cuando éstas entidades lo emiten, no sirve para soportar costo o deducción  e impuestos descontables de los  obligados a facturar electrónicamente y en su lugar deberá elaborar de manera ELECTRÓNICA el DSNO pero, si no es obligado a facturar puede usar el extracto bancario como soporte de sus costos y deducciones e impuestos descontables. 

Nota: No todos los bancos emiten el documento con el nombre de extracto bancario o solo extracto, es más, son pocos los que lo hacen. La mayoría emiten o expidan estados de cuenta.