El próximo 13 de julio entra en vigencia una nueva obligación para los contribuyentes que requieran tomar costos, deducciones e impuestos descontables. El asunto parecía ser bastante sencillo, sin embargo, al dar lectura a las normas y algunos aspectos del anexo técnico se torna complejo y en una talanquera para las transacciones comerciales dada la rigidez de lo que se contempla en el anexo técnico.

Recibido de factura electrónica y de bienes y servicios

En la reforma tributaria del pasado año 2021, la ley 2155, mediante el artículo 13 se reforma completamente el artículo 616-1 del estatuto tributario y en uno de sus incisos se lee:

“Para efectos del control, cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma, atendiendo a los plazos establecidos en las disposiciones que regulan la materia, así como las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. En aquellos casos en que el adquirente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta y el mensaje electrónico del recibido de los bienes o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.”(Negrilla y subraya fuera de texto)

Lo resaltado del texto amerita una lectura más detallada.

En primer término, es preciso determinar que este procedimiento se deberá realizar cuando: 1. La operación sea a crédito o 2. De la operación se otorgue plazo para el pago. Son dos situaciones que aparentan ser lo mismo, pero al emitir la factura electrónica de venta se puede establecer que el pago es a crédito o de contado y en el primer caso se está ante en la operación a crédito y no habrá discusión, será factura de venta a crédito. Pero como es costumbre en el comercio colocar que la operación de la cual se emite factura electrónica de venta es de contado y en realidad se da plazo para el pago, al día siguiente o unos pocos días después y eso significa que se está ante la segunda situación: se otorga un plazo para el pago a pesar de que la factura en la forma de pago exprese que es de contado. En ambos casos se deberá confirmar el recibido de la factura y de los bienes y servicios mediante un mensaje electrónico enviado al emisor.

Al seguir el análisis se observa que no es un mensaje de recibido únicamente sino que son dos mensajes: el uno de recibido de la factura electrónica de venta y el otro de recibido de los bienes y servicios y en principio se puede pensar que con un procedimiento se hace los dos pero como esto se debe efectuar a través del sistema de facturación electrónica de la DIAN implica que son dos procedimientos diferentes: uno el de recibido de la factura y el otro el recibido de los bienes y servicios y se efectúan de manera separada.

Este asunto es reglamentado por la resolución 0085 del pasado 8 de abril que contiene un anexo técnico de 482 páginas.

Esta resolución hace referencia a los requisitos que deberán cumplir las facturas electrónicas de venta para que adquieran la condición de título valor y su registro en el RADIAN para los que así lo estimen con el fin de que circulen en el territorio nacional especialmente para efectos de factoring.

También se incorpora en esta resolución el artículo 34 que dice:

“De conformidad con lo establecido en el inciso 10 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la factura electrónica de venta que se expide en una operación a crédito o que se otorgue un plazo para el pago de la misma, se constituirá en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente confirme el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos, mediante mensaje electrónico remitido al emisor, atendiendo las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos en el Anexo Técnico de Factura Electrónica. La implementación del envío de los mensajes electrónicos de confirmación del recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos en los términos del inciso anterior deberá realizarse dentro de los tres meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución.

Parágrafo. Los sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente que realicen operaciones a crédito o en las que se otorgue un plazo para el pago de estas y requieran soportar costos, deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA derivado de las mismas, deberán surtir el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 22 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020 o de la que la modifique, adicione o sustituya, para efectos de la generación y remisión del mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos”.

De la lectura de estas dos normas se precisa con meridiana claridad que los contribuyentes declarantes de renta que requieran tomar costos y deducciones deberán desarrollar estos procedimientos de recibido de factura electrónica de venta y de bienes y servicios y en esta situación lo estarán los no obligados a facturar, pero declaran renta y toman costos y deducciones. También en esta obligación estarán los responsables de IVA sin importar su condición en renta, puesto que para tomarse los IVAS descontables deberán enviar estos mensajes electrónicos de recibido, por tanto, los contribuyentes del régimen simple de tributación que sean responsables de IVA caben aquí; entre otros.

En el caso de los no obligados a facturar deberán habilitar la posibilidad de generar el recibido de la factura electrónica de venta y los bienes y servicios y ello significa contar con su propia herramienta o un proveedor tecnológico o el servicio gratuito de la DIAN.

Lo anterior en la práctica implica modificaciones importantes al interior de las organizaciones empresariales y contribuyentes puesto que se debe capacitar al personal para que esté atento a la llegada de las facturas electrónicas de venta y su correspondiente recibo de la misma y los bienes y servicios.

La norma dejó sin señalar el plazo para enviar estos mensajes de recibido que deberán enviarse desde la plataforma del facturador electrónico (propio, proveedor tecnológico o solución gratuita DIAN) que se tiene para enviar las facturas de venta, no del proveedor de los bienes o servicios, sino desde la opción que use el comprador de los mismos.

Aceptación de factura electrónica de venta

Recibido y aceptación son términos completamente diferentes con efectos completamente distintos en materia fiscal y comercial.

El término aceptación se encuentra dentro del artículo de definiciones en la resolución 085 dentro del artículo 2 que se refiere a ACEPTACIÓN Y RECLAMO que remite al decreto 1074 de 2015 y expresa:

“Se entenderá como aceptación y reclamo lo previsto en el artículo 2.2.2.53.4. del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, que deberá generarse, transmitirse, validarse, expedirse y entregarse en los términos del Anexo Técnico denominado «Anexo Técnico de factura electrónica de venta», en concordancia con lo previsto en la normativa especial de cada sector, que regule la materia”.

El decreto 1074 de 2015 es el compilador de las normas del sector comercio, industria y turismo, en éste se encuentra la definición y el efecto de la aceptación de las facturas de venta, y en este caso de las electrónicas.

Así lo dice el decreto sobre la aceptación de la factura:

ARTÍCULO 2.2.2.5.4. Aceptación de la factura electrónica de venta cómo título valor. Atendiendo a lo indicado en los artículos 772, 773 y 774 del Código de Comercio, la factura electrónica de venta cómo título valor, una vez recibida, se entiende irrevocablemente aceptada por el adquirente/deudor/aceptante en los siguientes casos:

1. Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el contenido de esta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.

2. Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico.

PARÁGRAFO 1. Se entenderá recibida la mercancía o prestado el servicio con la constancia de recibo electrónica, emitida por el adquirente/deudor/aceptante, que hace parte integral de la factura, indicando el nombre, identificación o la firma de quién recibe, y la fecha de recibo.

PARÁGRAFO 2. El emisor o facturador electrónico deberá dejar constancia Electrónica de los hechos que dan lugar a la aceptación tácita del título en el RADIAN, lo que se entenderá hecho bajo la gravedad de juramento.

PARÁGRAFO 3. Una vez la factura electrónica de venta cómo título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.

Como se puede apreciar después de aceptada la factura electrónica de venta ya no se puede hacer modificación alguna a la misma ni elaborarse notas débito o crédito y así lo incorporó el anexo técnico y esto tendrá impacto en las relaciones comerciales puesto que si la factura no se acepta de manera expresa se entenderá aceptada tácitamente y ya no se podrá afectar con notas posteriores y en  las costumbres comerciales se tiene un variopinto de situaciones desde simples devoluciones de mercancía a descuentos por cumplimiento de metas sobre las mercancías contenidas en las facturas que suceden mucho después de esos tres días que pasan para que se tenga por aceptada la factura electrónica de venta y no se podrá emitir notas débito ni crédito.

Obsérvese que el recibido no implica aceptación, pero después de recibido existirá aceptación tácita si no se actúa de manera expresa para ello.

Todo lo anterior hace reflexionar a los empresarios, contribuyentes, responsables y demás actores de esta nueva obligación que entra a regir en poco tiempo y será urgente capacitar a todos los que están involucrados.

De paso es importante también hacer claridad que una factura electrónica de venta se constituye en título valor sin necesidad de registrarse en el RADIAN, como lo advierte el artículo 31 de la resolución 085 de 2022.